Les réunions ne sont pas toujours une partie de plaisir, que ce soit pour les salariés ou les employeurs. De nos jours, il existe différents moyens pour rendre ces réunions plus plaisantes et productives. Découvrez nos 4 conseils pour optimiser les réunions au travail !
1. Commencer par une bonne préparation
Une des premières règles en termes de réunions, c’est que celles-ci ne s’improvisent pas. Chaque réunion au travail demande une certaine préparation. Comme pour un rendez-vous avec un client, une réunion ne se fait pas à l’improviste. Il est nécessaire de structurer sa réunion en effectuant différents choix :
- Les sujets,
- Les intervenants,
- Le rôle de chaque participant,
- Le timing.
Une réunion se prépare au minimum 1 jour avant et non la veille, pour éviter de mauvaise surprise. Si la réunion est réussie, les collaborateurs en seront d’autant plus ravis !
2. Adhérer au co-walking
Ce nouveau concept devient de plus en plus connu de nos jours. Mais qu’est-ce que le co-walking ? Le principe est de sortir en petits groupes de collègues avec le manager, pour marcher tout en parlant d’un sujet en interne ou d’un dossier. En effet, le fait de marcher rend plus productif et ouvre l’esprit. Cette “promenade” renforce également la cohésion d’équipe.
Le dernier avantage de ce type de réunion est sa durée dans le temps. En comparant avec une réunion traditionnelle autour d’une table, le co-walking ne dure pas plus de 20 minutes. En effet, cette réunion va directement à l’essentiel et est donc plus courte.
Bon à savoir : Il existe un autre type de réunion : le stand-up meeting. Le principe de cette réunion est de rassembler un petit comité pendant 15 minutes maximum. Il est donc plus difficile d’approfondir certains points mais il est possible de parler de différents sujets.
3. Disposer du matériel nécessaire
Pour une réunion agréable et réussie, il est important de se procurer un matériel de qualité. Dans le cas d’une conférence ou d’une formation, vous pouvez par exemple choisir le vidéoprojecteur BenQ pour vos réunions. En effet, posséder un matériel de qualité rend votre réunion plus attractive et permet de gagner en productivité !
4. Bien diriger la réunion
Le premier point à respecter pendant la réunion est le timing. Si vous souhaitez montrer l’exemple, commencez la réunion à l’heure exacte prévue et non 10 minutes après. Cependant, le point important à aborder est vis-à-vis de l’organisateur de la réunion. En effet, si celui-ci demande une heure exacte de début, il doit finir à l’heure prévue et non déborder sur les heures de travail.
L’autre point à respecter pendant la réunion est l’échange entre le manager et les salariés. La réunion doit être faite pour être un temps d’échange entre tous les participants. Il est tout de même important d’indiquer que le sujet de la réunion ne doit pas se perdre. L’organisateur doit être capable à tout moment de recentrer la réunion.
