La gestion des absences et des congés n’est pas une mince affaire. Des salariés qui partent tous en congé durant les vacances scolaires, les ponts… engendrant un manque de personnel alors qu’il faut faire tourner la société, c’est un véritable casse-tête. Néanmoins, il y a toujours une solution à un problème donné. Focus sur ce sujet.
Que dit la loi sur le droit de congé ?
La Loi Travail, connue sous le terme El Khomri, prévoit un droit à la déconnexion pour tout salarié d’une quelconque entreprise. Ce droit, sous forme de congé et d’absence, a pour objectif de permettre aux employés de trouver un bon compromis entre vie professionnelle et vie personnelle. Ainsi, les risques de burn out, définis comme syndrome d’épuisement professionnel, sont évités.
Dans le cadre de cette loi, tout salarié a la possibilité d’être totalement déconnecté des outils numériques liés à son emploi. De plus, en étant en dehors de son travail (congé payé, week-end, jours de RTT…), il a le droit de ne pas être contacté par son employeur. Et ce droit s’applique à n’importe quel employé public ou privé, spécialement ceux qui sont dans le télétravail ou ceux qui possèdent un statut de cadre.
Les congés et absences : une affaire délicate
Bon nombre d’entreprises sont confrontées à la problématique de la gestion des absences. Congés payés, RTT, arrêt maladie, congés maternité, absences pour événements… Ce sont tous des temps de travail en moins qu’il va falloir gérer intelligemment.
Et ça ne s’arrête pas là ! La pose de congé peut aussi parfois causer problème et créer des conflits. C’est notamment le cas lorsque les salariés planifient leurs congés pour les mêmes dates. Généralement, ce cas se présente à l’approche des périodes de vacances scolaires et de la fin d’année. Forcément, cela n’arrange pas les affaires de l’entreprise.
Face à cela, une réelle solution se doit donc d’être mise en place. Mais comment faire ? Le meilleur moyen est de fixer des règles précises pour que tout le monde puisse y trouver son compte. Par exemple, on pourra donner priorité d’absences durant les vacances scolaires à ceux qui ont des enfants. Une autre alternative est d’accorder la priorité au premier qui a déposé sa demande. Ou pourquoi ne pas anticiper les besoins du salarié en lui demandant directement à quelle période il souhaite partir en congé ? Cela permet de mieux organiser les activités de l’entreprise en fonction des absences. La communication et la proactivité, ce sont des leviers idéals pour mieux gérer les conflits liés à la pose des congés.
La dématérialisation, une solution digitale pour tous
On entend par dématérialisation le fait de supprimer les tâches manuelles sur papier pour les automatiser. Les avantages de ce processus sont nombreux, si ce n’est que la réduction des risques d’erreurs, car les données stockées sont fiables et il n’y a pas de perte de données.
L’automatisation du processus se traduit par l’utilisation d’outils informatiques accessibles à tous. Dans cet outil, le salarié pourra intégrer en un clic son souhait de congé et peut même s’apercevoir de l’historique de ses demandes et de son solde.
Le supérieur hiérarchique aura une vision panoramique des congés planifiés, des soldes de congé des personnes qu’il supervise, l’état de présence et d’absence. Ce qui facilite grandement l’approbation des congés.
Enfin, ce sera surtout un gain de temps considérable pour les ressources humaines. Le responsable de la paie pourra suivre facilement les volumes d’absence et surveiller l’évolution de l’absentéisme.
