Comment construire des fiches de paie conformes pour vos salariés ?

Comment construire des fiches de paie conformes pour vos salariés ?

Vous êtes jeune entrepreneur et vous ne maîtrisez pas encore toutes les ficelles d’une entreprise ? Arrive la période du paiement des salaires et vous avez du mal à dresser une fiche de paie dans les règles de l’art ? Ne vous en faites pas. Dans cet article, nous vous en disons long sur le sujet et vous dévoilerons tout ce qu’il y a à savoir sur la conception d’une fiche de paie conforme aux réglementations en vigueur.

L’obligation d’un bulletin de paie

La remise d’un bulletin de paie, justifiant le salaire d’un employé, est une obligation pour toutes les entreprises, même les TPE. Il s’agit d’un droit de tout salarié, réglementé par les législations en vigueur. La non-remise de la fiche de paie expose l’employeur à payer une amende pénale de 450 € pour transgression. S’en suit également une condamnation à verser des dommages et intérêts.

Afin de ne pas être pénalisé donc, mieux vaut se conformer aux obligations. La fiche de paie peut être transmise de main propre, par courrier ou par courrier électronique selon l’approbation du salarié. Le duplicata de cette pièce justificative est à conserver par l’employeur sur une durée d’au moins 5 ans.

Pour faciliter la tâche des entrepreneurs sur la gestion de la paie, il existe des logiciels spécialisés qui produisent des bulletins de paie conformes aux législations et à jour à chaque nouvelle loi.

Les informations obligatoires

Sur la fiche de paie doivent figurer quelques mentions obligatoires réglementées par le Code du travail.

Identification de l’employeur

Sont à trouver sur le bulletin, le nom et l’adresse de l’employeur. Le cas échéant, on utilisera la désignation de l’établissement. Ces informations sont complétées par la référence de l’organisme auquel on verse les cotisations sociales, le numéro d’immatriculation et le code APE s’il s’agit d’une entreprise répertoriée à l’INSEE.

Renseignements sur le salarié

Nom et intitulé de poste, ce sont ces informations qu’on doit trouver sur la fiche de paie, sans oublier bien sûr la position du salarié selon la classification conventionnelle applicable.

Les législations applicables

On parle ici de convention collective applicable. S’il en existe, la fiche de paie doit mentionner son intitulé. Le cas échéant, elle est remplacée par les références du code de travail en rapport avec la durée des congés payés et les délais de préavis.

Informations relatives à la paie

C’est ici qu’on retrouve tous les renseignements qui justifient le salaire d’un employé. Entre autres, la fiche de paie doit comporter le calcul de base du salaire selon la période ou le nombre d’heures travaillées. Dans ce cas-là, il faudra préciser les heures payées au taux normal et au taux majoré (heures supplémentaires…). S’il s’agit d’un forfait, on précisera la nature et le volume du forfait.

Les primes, les avantages en nature, la prise en charge des frais de transport, les dates de congé et l’indemnité correspondante, ces informations doivent aussi être mentionnées.

Ces montants serviront à calculer les prélèvements sociaux et fiscaux à déduire sur le salaire brut, pour donner le salaire net qui figure sur le bulletin de paie. 

Enfin, n’oublions pas la mention relative à l’obligation de conserver la fiche de paie sans limitation de durée.

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