La mise en place des formations au sein d’une entreprise peut être bénéfique non seulement pour les employés, mais aussi pour l’employeur. En effet, c’est le meilleur moyen pour l’entreprise de rester compétitive dans son secteur d’activité. C’est certainement la meilleure opportunité pour les employés d’accéder à des postes plus importants. Voici comment mettre en place des formations au sein de votre entreprise de façon efficace.
Analyser les besoins et définir les priorités
L’une des attributions de votre directeur RH est de s’informer régulièrement des évolutions technologiques, organisationnelles et techniques de votre domaine d’activité. Aussi, avec l’aide des responsables de vos différents services, il énumère les besoins de l’entreprise en matière de connaissances et d’équipements. C’est pour que celle-ci puisse être en mesure d’être en avance sur la concurrence.
Par ailleurs, la direction des ressources humaines se charge d’effectuer un bilan annuel en consultant chacun des employés de la structure. Cela lui permet de déterminer les besoins en formation de chaque travailleur, ainsi que leur désir personnel d’accroître leurs compétences. En vous basant sur ces différentes informations, vous pourrez faire le point sur la situation de l’entreprise. Ainsi, vous pourrez non seulement définir les objectifs, mais aussi les travailleurs qu’il faudra former en priorité.
Choisir les formations
Après avoir analysé les besoins et défini les priorités, vous devez rechercher les formations disponibles. Il faut également trouver les prestataires en mesure d’offrir les meilleurs services ainsi que les formats de formation (à distance ou en présentiel). De plus, vous devez consulter les catalogues afin de connaître les durées, les dates, les coûts ainsi que les différentes modalités. La prochaine étape consiste à planifier et à établir le budget nécessaire. Notez qu’il est impératif que toutes les formations obligatoires (type sécurité) figurent au programme.
Par ailleurs, avant que les travailleurs concernés par la formation ne soient informés, le plan de formation doit être soumis aux représentants des salariés. Ces derniers ont pour mission de s’assurer que ces formations sont bien conformes aux orientations (stratégiques) de la société.
Mettre en place les actions de la formation
Une fois le plan de formation validé, passez à sa mise en œuvre. Cette mise en œuvre se fait à travers la planification des différentes actions de formation, autrement dit l’élaboration d’un calendrier de formation. Sélectionnez ensuite les intervenants, réalisez les différents supports pédagogiques puis procédez à la préparation logistique. Tous les participants doivent à présent être inscrits aux différentes sessions.
Une fois toutes ces formalités remplies, les conventions de la formation doivent être signées avec les prestataires. Demandez ensuite le financement dont vous avez besoin à l’organisme paritaire collecteur agréé (OPCA) auquel votre société verse des cotisations. Envoyez enfin les convocations aux travailleurs sélectionnés pour suivre la formation, puis effectuez le paiement des sessions.
Suivre les actions de formation
Le plan de la formation ne permet pas seulement de formaliser l’ensemble des actions prévues. Il sert également à les suivre. On retrouve sur le document les éléments suivants :
- Le statut et type de formation,
- L’intitulé de formation,
- L’organisme en charge de la formation
- Le lieu
- La durée de formation,
- Le coût de formation,
- La date de formation,
- La prise en charge (OPCA),
- Les employés concernés.
Ce document peut s’établir avec Excel ou alors avec un logiciel RH.
Tous ces conseils sont très utiles et pratiques afin d’organiser des formations dans votre entreprise.
