L’entretien annuel d’évaluation est un moment privilégié pour mesurer le potentiel d’un collaborateur et optimiser sa capacité à atteindre les objectifs. C’est également une manière de connaître les réels besoins du salarié et de contribuer à sa montée en compétences. Ainsi, il est important de le mener à bien pour instaurer un climat de confiance et pousser les collaborateurs à se conformer aux objectifs de l’entreprise.
La préparation
Pour mener à bien une tâche, il faut bien sûr passer par la phase de préparation. Cela permet d’avoir déjà un aperçu sur le sujet, de mieux cerner le déroulement de l’entretien et de faciliter la mise en place et l’atteinte des objectifs attendus sur l’évaluation du personnel.
Tout d’abord, il est conseillé d’avoir un dossier d’évaluation sur lequel sera basé l’entretien. Il sera utilisé par les deux parties, avant l’entretien, pendant l’entretien et pour le compte-rendu. Ce dossier d’évaluation devra comprendre les points suivants :
- les missions principales et leurs descriptions détaillées,
- les objectifs de l’année écoulée,
- l’évaluation de l’année,
- la synthèse de l’atteinte des objectifs,
- les besoins en formation et les souhaits d’évolution en poste de l’évalué.
Ces informations sont à remplir sur le document d’évaluation, tant par l’évaluateur que par l’évalué, dans des dossiers distincts pour chacun. Pour l’évalué, le mieux serait de lui fournir un document vierge 15 jours avant l’entretien. Ainsi, il aura le temps nécessaire pour bien analyser les attentes d’une évaluation du personnel, et poser d’éventuelles questions sur comment remplir le document. De l’autre côté, l’évaluateur donnera également sa propre évaluation sur la personne, de manière personnalisée pour chaque évalué.
Le déroulement de l’évaluation
Au moment de l’évaluation, on va se servir des documents préalablement remplis par l’évaluateur et l’évalué. Cela permet de confronter les données et d’en sortir une analyse sur l’atteinte des objectifs fixés.
C’est ici qu’on va connaître le bilan de l’année écoulée, l’atteinte des objectifs et les besoins de l’évalué sur le domaine du travail. L’évalué et l’évaluateur prennent tour à tour la parole, l’évaluateur sera là pour aider le collaborateur à atteindre ses objectifs.
Il faut se faire à l’idée que tout le monde n’a pas la même perception. Heureusement, le moment d’échange lors de l’évaluation contribue à discerner la perception de l’évalué. Ainsi, on pourra le recadrer si nécessaire.
Varier les types de questions est conseillé, mais évitez autant que possible les généralisations et les distorsions. Les formules du genre qui, quand, avec qui, n’ouvrent pas vraiment au dialogue.
Les bonnes pratiques pour réussir l’entretien d’évaluation
Le salarié doit avoir son temps de parole durant toute la séance d’évaluation. Ne monopolisez pas donc le discours. Privilégiez le dialogue. Cela permet de connaître ses attentes et ses difficultés. Ce qui va renforcer sa cohésion à la politique de l’entreprise et booster son implication et sa motivation.
À travers toute une série de questions, on a déjà une estimation des valeurs de l’évalué. Cela sera d’une grande utilité pour détecter ses points forts et améliorer les points faibles. Aussi, il faut prêter attention à l’attitude et au non verbal (position du corps, mimiques…). Ces gestes reflètent l’enthousiasme du salarié et peuvent servir pour l’amener à s’approprier des réels objectifs fixés par l’entreprise.
Au niveau salaire, mieux vaut ne pas aborder ce sujet lors de l’évaluation, bien que ce soit l’intérêt principal du salarié. La question du salaire pourrait polluer l’échange qui doit se tourner vers l’atteinte des objectifs et la montée en compétences. Si besoin, il serait plus judicieux de consacrer un autre rendez-vous pour parler uniquement de salaire.
