Comment installer un système de pointage ?

Comment installer un système de pointage ?

De plus en plus répandu de nos jours, le système de pointage est très utile au sein d’une entreprise. Gain de temps, de productivité et une facilité de gestion font partis des principaux avantages de cette solution.

1- Prévenir le personnel

Lorsqu’un système de pointage est installé, l’employeur a pour obligation de prévenir les représentants du personnel : les délégués du personnel, le CE (Comité d’Entreprise) ou encore le CHSCT (Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail). Ceux-ci doivent être prévenus à l’aide d’une note avec autorisation de la CNIL, d’un vote ou d’un débat. Si l’employeur ne respecte pas cette obligation, il peut être soumis à une amende ou une peine de prison.

2- Prévenir les salariés

En plus des représentants du personnel, chaque salarié doit être informé individuellement par l’employeur. Celui-ci devra prévenir les salariés par mail ou par courrier en indiquant toutes les fonctionnalités de la solution. Le salarié devra également être informé des éléments suivants :

  • Objectif du système de pointage,
  • Types de données recueillies par le système,
  • Droit d’accès et de rectification,
  • Temps de conservation des informations,
  • Identité du responsable du dispositif de pointage.

3- Les démarches légales

La déclaration à la CNIL

Bien entendu, l’installation d’un système de pointage en entreprise est soumise à certaines réglementations. Dès lors que ce système collecte des informations sur les salariés de l’entreprise, l’employeur doit obligatoirement s’adresser à la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés). Ce cas s’applique pour les systèmes de pointage suivants :

Pour ces solutions de pointage, l’employeur doit faire une déclaration écrite ou en ligne à la CNIL, sans besoin d’autorisation écrite. Ensuite, il est obligatoirement de remplir les formulaires CERFA 13809 et CERFA 13810.
Si le dispositif de pointage ne fait pas partie de la liste ci-dessus, alors l’employeur doit obtenir une autorisation express et écrite de la part de la CNIL. Dans ce cas, c’est le formulaire CERFA 13786 qui est concerné.

Bon à savoir : Si vous ne recevez pas de réponse de la part de la CNIL sous 2 mois, il faut alors considérer que la réponse est négative.

Les sanctions

Etant donné que l’étape de déclaration à la CNIL est obligatoire, l’employeur s’expose à des risques s’il ne la respecte pas. En effet, il peut être soumis à une amende, voire une peine de prison. Dans le cas d’un procès aux Prud’hommes, le système de pointage pourra être retiré et toutes les preuves générées par le dispositif seront sans valeur.

Désormais, vous connaissez les étapes principales avant d’installer un système de pointage au sein d’une entreprise !

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